Diese Reiserichtlinie gilt ab dem 01.07.2021 für von mmpro veranlasste Reisen, die explizit im gemeinsam vereinbarten Vertrag als abrechnungsfähig aufgeführt werden und nicht im Honorar enthalten sind. Die nachfolgenden Regelungen können jederzeit durch mmpro verändert werden. Es gilt die Version, die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses auf dieser Plattform veröffentlich wurden.
1 Allgemeines
1.1 Abrechenbarkeit
Reisekosten können nur abrechnet werden, wenn dies ausdrücklich im jeweiligen Vertrag vereinbart wurde. Reisekosten die ohne Vereinbarung abgerechnet werden, werden von uns zurückgewiesen.
Reisekosten sind grundsätzlich mit separater Rechnung unter Verwendung der Bestellnummer des Hauptauftrags abzurechnen.
Sofern die Abrechnung von Reisekosten vereinbart wurde, sind diese dem zuständigen Producer im Vorfeld mitzuteilen und werden in den Vertrag als Obergrenze hinzugefügt. Unabhängig davon gelten die nachfolgenden Regelungen.
1.2 Abrechnungen von Reisekosten
Die Abrechnung von Reisekosten hat vom Lieferanten innerhalb von 10 Tagen nach der Reise zu erfolgen. Später eingereichte Abrechnungen können nicht mehr berücksichtigt oder erstattet werden. Ausnahmen hiervon können ausschließlich durch unser Einkaufsteam genehmigt werden.
Die Abrechnung von Reisekosten hat grundsätzlich mit separater Rechnung zu erfolgen und muss alle Belege (in Kopie) enthalten. Auf der Rechnung müssen die Nettowerte der einzelnen Belege ausgewiesen sein, die dann mit Bezug auf die Hauptleistung und deren Mehrwertsteuer bei uns abgerechnet werden.
Beispiel: Ein Redakteur reist, nach vorheriger Genehmigung, mit der Bahn für 200 EUR. Für die Abrechnung ist aus den 200 EUR zunächst die UST von 19% (Fernverkehr) rauszurechnen – es ergibt sich ein Nettobetrag von 168,07 EUR. Dieser wird mit dem Steuersatz von 7% (für die Hauptleistung) in Rechnung gestellt, d.h. die Rechnung weist 179,83 EUR brutto für das Bahnticket aus. Für Sie ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, d.h. Sie können die Vorsteuer (in diesem Beispiel 31,93 EUR) bei Ihrem Finanzamt geltend machen bzw. in der Umsatzsteuererklärung mit den in Rechnung gestellten und an Ihr Finanzamt abzuführenden 7% (11,77 EUR) verrechnen.
ACHTUNG:
Bei Belegen und Quittungen aus dem Ausland wird keine Mehrwertsteuer rausgerechnet, sondern der Bruttobetrag in Rechnung gestellt.
(Beispiel: Nach vorheriger Abstimmung mit der Produktion fuhr ein Redakteur in Spanien vom Drehort mit dem Taxi zum Flughafen und bezahlte 15,00 EUR für die Fahrt. Diese 15,00 EUR kann er ohne Abzug der Mehrwertsteuer in Rechnung stellen.
Wiederum kostete seine Fahrt vom Flughafen in Berlin-Tegel nach Hause in die Beispielstrasse 20€. Die Übernahme der Taxikosten hatte er vorher mit dem Producer abgestimmte und stellt daher die Taxiquittung in Höhe von 18,70 EUR in Rechnung.)
Die Rechnung muss einen Verweis auf die Hauptleistung enthalten (z.B. „Ergänzend zur redaktionellen Leistung aus Rechnung #123 erlaube ich mir vereinbarungsgemäß folgende Reisekosten abzurechnen.”). Dies gilt nur für Rechnungen, die der deutschen Umsatzsteuer unterliegen.
Reisekosten-Rechnungen werden mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen nach Eingang der vollständig korrekten Rechnung bezahlt. Jede Abrechnung muss den Namen der reisenden Personen sowie die genauen Reisedaten (Ort, Zeitpunkt, genaue Route) enthalten. Belege sind, sofern sie kein DIN A4 Format haben, nach Datum sortiert aufzukleben. Der Lieferant hat sicherzustellen, dass die Belege einwandfrei lesbar und den Anforderungen der Rechnungsvorschriften entsprechen.
Häufig wird uns die Frage gestellt, warum Reisekosten ggfls. mit einem anderen Steuersatz (z.B. 7%) abgerechnet werden, als dem der selber bezahlt wurde (z.B. 19%). Der Umsatzsteueranwendungserlass des Bundesfinanzministeriums schreibt eine Einheitlichkeit der Leistung vor und sagt in §3.10 Absatz 5 “Nebenleistungen teilen umsatzsteuerrechtlich das Schicksal der Hauptleistung” – die Reise ist hier die Nebenleistung zur eigentlichen Tätigkeit, die Sie für uns ausführen.
1.3 Nachweise von Reisekosten
Reisekosten müssen grundsätzlich belegführend abgerechnet werden. Das gilt auch für Bahnfahrten oder Flugreisen – hier wird regelmäßig von unseren Kunden eine abgestempelte Bahnfahrkarte bzw. die Bordkarte als Beleg für die Reise angefordert. Wir bitten daher um Verständnis, dass wir nur Reisekosten erstatten können, die diesen Vorgaben genügen, damit wir sie bei unseren Kunden abrechnen können.
Sofern Bahnfahrten aus Produktions- oder Kostengründen durch mmpro gebucht wurden, müssen die abgestempelten Originalbelege bei mmpro eingereicht werden. Nicht eingereichte oder nicht abgestempelte Fahrkarten werden gegen andere Forderungen des Lieferanten verrechnet.
1.4 Vorschüsse
Vorschüsse werden nur noch in begründeten Ausnahmefällen und in angemessener Höhe gezahlt. Der genehmigte Reisekostenvorschuss wird gegen Rechnung ausgezahlt und mit der nachfolgenden Reisekosten-Rechnung verrechnet. Sofern die Reisekosten-Rechnung nicht fristgerecht vorliegt, wird der Vorschuss mit anderen Forderungen des Lieferanten verrechnet.
2 Reisekosten
2.1 Allgemeines
Als Reisekosten können die nachfolgenden Kosten geltend gemacht werden. Fahrkarten und Flugtickets, Mietwagen und Hotels werden vorrangig über die mmpro Produktion gebucht, da wir über spezielle Konditionen mit zahlreichen Reiseanbietern verfügen. Im Vorfeld der Reise stimmen sich Auftragnehmer und mmpro über die Zuständigkeiten der Reisekostenbuchung ab.
2.2 Flugtickets
Grundsätzlich sind alle Flüge in der Economy-Class zu buchen. Für alle Flüge muss das Best-Buy-Prinzip angewendet werden; das heißt, dass der günstigste Tarif gebucht werden muss. Es ist immer die preisgünstigste Variante zu wählen, auch wenn ein früherer Abflugtermin in Kauf genommen werden muss.
2.3 Bahntickets
Grundsätzlich sind alle Bahnreisen in der 2. Klasse zu buchen. Bahntickets müssen in ausgedruckter Form mitgeführt werden. Der Lieferant hat darauf zu achten, dass das Ticket abgestempelt wird. Nicht abgestempelte Tickets werden bei der Reisekosten-Rechnung nicht berücksichtigt (s. auch 2.3). Sofern mmpro aus organisatorischen Gründen feste Züge bucht, sind diese zu nutzen. Sollte es aus produktionsbedingte Gründen nicht möglich sein, einen gebuchten Zug zu nutzen, so ist unverzüglich die Produktion zu informieren und eine entsprechende Alternative zu besprechen. Nicht vorab mit der Produktion abgestimmte Mehrkosten die durch die Nutzung eines anderen Zuges entstehen, können nicht abgerechnet werden.
2.4 Öffentliche Verkehrsmittel
Es ist vorgeschrieben, dass grundsätzlich öffentliche Verkehrsmittel genutzt werden. Nur wenn diese nicht existieren oder begründbar nicht zumutbar sind, darf die jeweils kostengünstigste Alternative (Taxi, Dienst- PKW, Privat-PKW oder Mietwagen) genutzt werden. Die Gründe für die Unzumutbarkeit müssen bereits im Vorwege mit dem Corporate Travel Management abgestimmt und zur Überprüfung auf der Reisekostenabrechnung angegeben werden.
2.5 Kilometergeld
Fahrten im Fahrzeugen werden mit maximal 0,30 Euro/km erstattet. Für die Erstattungsfähigkeit ist die exakte Strecke in der Rechnung anzugeben – Angaben wie “Köln – Düsseldorf” sind nicht ausreichend. Erstattungsfähig ist die jeweils wirtschaftlichste Strecke. Bußgelder, gebührenpflichtige Verwarnungen, Abschleppkosten etc. werden von mmpro nicht erstattet.
2.6 Parkgebühren
Parkgebühren können bis EUR 25,00 / 24 Stunden und EUR 50,00 pro Produktion abgerechnet werden. Höhere Kosten werden von uns nicht erstattet.
3 Verpflegungsmehraufwand
Grundsätzlich kann entstandener Mehraufwand für Verpflegung nicht abgerechnet werden. Die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand muss explizit vertraglich vereinbart werden und richtet sich dann nach den gesetzlichen Vorschriften in Deutschland. Sofern ein Hotel mit Frühstück gebucht wurde, werden die entsprechenden Kosten (z.Zt. 5,60 Euro) mit der gesetzlichen Pauschale verrechnet. Dies gilt unabhängig davon, ob das Frühstück wahrgenommen wurde oder nicht. Gleiches gilt, wenn dem Lieferanten durch mmpro oder von Dritten auf deren Veranlassung unentgeltlich Mahlzeiten zur Verfügung gestellt werden. Auch hier erfolgt eine Bewertung in Anlehnung an die Lohnsteuerrichtlinien.
4 Übernachtungskosten
Für Hotelbuchungen ist das Prinzip der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Preisobergrenze für Hotels liegt bei maximal EUR 85,00 brutto inkl. Frühstück. Höhere Preise (z.B. durch Kapazitätsengpässe oder während Messezeiten, in Europa oder Übersee) sind zu begründen und müssen vor der Buchung durch die Produktion genehmigt werden. Die Kosten durch ein selbst verschuldetes, zu spätes Stornieren bzw. im Falle einer Nichtanreise gehen zu Lasten des Reisenden. Bei kurzfristiger Drehabsage und nicht stornierbaren Hotelzimmern ist ebenfalls die Produktion zu informieren. Hier wird dann eine Lösung für die Erstattung gefunden.