Rechnungsvorschriften

Rechnungsanschrift

Wenn Sie Ihre Rechnung per Post schicken, adressieren Sie Ihre Rechnung bitte unbedingt an:

mmpro media AG
Gustav-Meyer-Allee 25, Gebäude 12/2
13355 Berlin

Nur so ist gewährleistet, dass Ihre Rechnung zügig bearbeitet werden kann.

Ablauf der Rechnungsstellung

Wir können Ihre Rechnung nicht bearbeiten, wenn es dazu keinen Auftrag gibt. Daher ist die Annahme des Auftrags (in dem auch alle relevanten Vertragsbestandteile definiert sind, z.B. Honorar, Leistungsdatum etc) vor der Rechnungsstellung erforderlich. Wir müssen Rechnungen ohne Auftragsnummer/Auftrag leider zurückweisen.

Im 2. Schritt akzeptieren wir Ihre Leistung. Das geschieht im Regelfall innerhalb von 3 Tagen nachdem der Auftrag korrekt ausgeführt bzw. von der Produktion abgenommen wurde.

Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Link wo Sie Ihre Rechnung als PDF hochladen können. Dies ist der bevorzugte Weg zur Rechnungsstellung.

Selbstverständlich können Sie uns Ihre Rechnung auch per Briefpost oder Fax an +49 30 322 95 25 250 senden.
Bitte beachten Sie, dass wir keine Rechnungen akzeptieren die uns per E-Mail zugeschickt werden!

Rechnungsqualität

Für eine verzögerungsfreie Verarbeitung Ihrer Rechnung sind folgende Angaben notwendig:

• Bestellnummer/Auftragsnummer der mmpro (bspw. #10777)
• keine Abweichungen zwischen bestellter/vertraglich vereinbarter Leistung (§1 Vertragsgegenstand) und dem Rechnungstext (bitte ähnlich formulieren oder Grundlegendes übernehmen)
• vollständig korrekte Rechnungsanschrift
• die Rechnung enthält den Brutto-, Netto- und Steuerbetrag
• Ihre korrekte und vollständige SEPA-konforme Bankverbindung ist auf der Rechnung angegeben (bei Auslandsüberweisungen bitte immer mit SWIFT)
• ein Satz zur Übertragung der Nutzungs- und Verwertungsrechte an mmpro, ähnlich der Präambel des Vertrags
• die Rechnung enthält keine handschriftlichen Angaben

Achtung: Rechnungen die keine Bestellnummer/Auftragsnummer enthalten oder bei denen der Rechnungsgegenstand und unser Vertrag bzw. die akzeptierte Leistung voneinander abweichen, müssen wir leider zu Ihren Lasten zurückweisen.

Gesetzliche Vorgaben

Bitte beachten Sie, dass wir Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen in jedem Fall zurückweisen müssen.

Zu den gesetzlichen Vorgaben für eine ordnungsgemäße Rechnung zählen folgende Angaben:

• Ihren vollständigen (Firmen-)namen und Ihre Adresse
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers /(mmpro GmbH)
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Der Leistungszeitpunkt
  Der Leistungszeitpunkt ist der Tag an dem die Leistung komplett vollendet wurde, also zunächst einmal ein konkretes Datum. In Fällen in denen die Leistung über einen längeren Zeitraum erbracht wurde (z.B. Kameramann bei Dreharbeiten und nicht zusammenhängenden Drehtagen kann dies auch ein konkreter Zeitraum sein (z.b. 20.10.2016 – 13.11.2016). Ist die Leistung innerhalb des selben Monats erbracht worden, ist auch nur die Angabe des Monats legitim (z.B. Januar 2018). Hier ist aber darauf zu achten, dass dies nur innerhalb eines Kalendermonats erlaubt ist (z.B. nicht möglich ist Januar – März 2018).
  Näheres dazu findet sich unter Punkt 14.5 Nr 16 im Umsatzsteuer-Anwendungserlass des BMF
• Leistungsbeschreibung
  Bitte unterscheiden Sie hier zwischen der Hauptleistung (hier reicht ein Hinweis auf den Auftrag, z.B. Sprachaufnahmen im eigenen Tonstudio gemäß Auftrag #9999 vom 05.01.2020) und etwaigen Nebenleistungen wie Reisekosten. Reisekosten sind mit separater Rechnung abzurechnen.
  Wichtig: Die Umsatzsteuer der Nebenleistung übernimmt immer den Steuersatz der Hauptleistung! Das gilt auch, wenn die Nebenleistung mit einer separaten Rechnung abgerechnet wird. In diesem Fall muss ein Hinweis auf die Hauptleistung erfolgen. Mehr dazu unten in “Abrechnung von Nebenkosten/Reisekosten”.
• Ihre vollständige Steuernummer aus der auch Ihr zuständiges Finanzamt eindeutig hervorgeht ODER Ihre verkürzte Steuernummer und das zuständige Finanzamt ODER Ihre Umsatzsteuer-ID.

Abrechnung von Nebenkosten/Reisekosten

Sollten im Rahmen Ihrer Tätigkeit weitere Kosten/Auslagen entstanden sein und eine Abrechnung der Kosten ist vertraglich fixiert, so beachten Sie bitte, dass die Abrechnung der Kosten ausschließlich in Form einer Rechnung mit angehängten Kopien der Belege von Ihnen geschieht. 

Nebenkosten werden bei der mmpro nicht als durchlaufende Posten behandelt. D.h. Es nicht möglich, Ihre Originalbelege einzureichen und das Geld bar oder als Überweisung zurückzuerhalten.  Für die Abrechnung von Nebenkosten benötigen wir von Ihnen eine ordentliche Rechnung, in welcher die verschiedenen Posten aufgeführt sind (Abb.1), mit den korrespondierenden Belegen der Ausgaben als Scan angefügt. Bitte nutzen Sie hierzu einen PDF-Maker und laden Sie die Belege nie einzeln hoch, immer nur als Anhang zu der Rechnung. Sollten wir aufgrund fehlerhafter Angaben eine Korrekturrechnung fordern, bitte auch hier so verfahren, dass die Belege wieder angehängt werden. Wir leiten fehlerhafte Rechnungen nicht an die Buchhaltung weiter, so dass die Belege der Vollständigkeit halber jedes mal dranhängen sollten.

ACHTUNG: Rechnungen mit Originalbelegen senden wir Ihnen unbearbeitet zu unserer Entlastung zurück. Reichen Sie bitte ausschließlich Kopien Ihrer Belege ein und bewahren Sie die Originale für Ihre eigene Steuererklärung auf. 

Wenn Sie ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer sind, stellen Sie der mmpro die Netto-Kosten Ihrer Ausgaben in Rechnung. Sonst würden wir als Auftraggeber die Umsatzsteuer auf die (bereits in der Position enthaltene) Umsatzsteuer zahlen. Also würde die Umsatzsteuer doppelt bezahlt werden. Auf den Gesamtbetrag der Rechnung berechnen Sie dann ganz normal den für Sie gültigen Umsatzsteuersatz. (Bitte behalten Sie stets im Hinterkopf, dass die Nebenleistung “das Schicksal der Hauptleistung” teilt.)

Sind Sie Kleinunternehmer i. S. d. § 19 UStG, müssen Sie die Auslagen hingegen mit ihrem Brutto-Wert ansetzen. Denn dann sind Sie nicht berechtigt, Umsatzsteuer auszuweisen und dürfen auf der anderen Seite keine Vorsteuer in Anspruch nehmen.

Beispiel: 

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit übernehmen Sie die Kosten einer Tankfüllung in Höhe von 100€. Die Weiterberechnung der Kosten ist vertraglich fixiert. Sie stellen im Nachgang die Auslagen der Tankfüllung in Höhe von 84,03€ in Rechnung (mit einer Kopie des Beleges im Anhang). Dies entspricht dem Netto-Betrag auf Ihrer Quittung. Stellen Sie einen ermäßigten Steuersatz von 7% in Rechnung, so berechnen Sie auf den genannten Netto-Betrag 6,54€ an Mehrwertsteuer. 

Ihre geleistete Vorsteuer bekommen Sie von Finanzamt mit Ihrer Steuererklärung zurück. 

Das Zahlungsziel für Nebenkosten beträgt, abweichend zur Hauptleistung, nicht 60 Tage, sondern wird von der Buchhaltung zeitnah verarbeitet. 

Hinweise zur Umsatzsteuer

Grundsätzlich steht für uns die Übertragung von Nutzungsrechten im Vordergrund unserer vertraglichen Beziehung; so steht es auch in der Präambel zu unseren Verträgen. Daher ist vor allem für Bildgestalter, Cutter, Redakteure, Regisseure, Graphiker und andere Gewerke bei denen Urheberrechte entstehen der ermäßigte Steuersatz von 7% anzuwenden.

Vertreten Sie oder Ihr Steuerberater eine andere Meinung, dann dürfen wir Sie bitten eine verbindliche Auskunft Ihres Finanzamts anzufordern und uns bereitzustellen, damit für beide Seiten Rechtssicherheit bei einer Prüfung besteht. 

Im Falle der Umsatzsteuerbefreiung gemäß §19 UStG bitte einen entsprechenden Vermerk auf der Rechnung nicht vergessen (z.B. „Als Kleinunternehmer bin ich nach §19 UStG umsatzsteuerbefreit”)